비즈니스 인사이트 - RPA(Robotic Process Automation), 어떻게 도입할 것인가
비즈니스 인사이트는 동아일보 브랜드 기업으로 전문가 매칭 플랫폼 및 컨설팅 기업인 동아엑스퍼츠(dongaexperts.com) 전문가들과 협력하여 게재하고 있습니다.
글. 서범서 상무
(주)동아엑스퍼츠
빅데이터, AI 기술의 발달로 활성화되고 있는 디지털 트랜스포메이션이 제조영역에서는 스마트 팩토리에 적용되고, 사무 영역에서는 RPA에 적용되어 기업의 생산성 및 경쟁력 강화에 기여하고 있다.
RPA(Robotic Process Automation)는 사용자 PC에서 이루어지는 단순, 반복적인 업무를 정해진 작업 흐름과 규칙에 따라 자동으로 수행하는 소프트웨어를 말하며, 초기 금융업의 Back Office 업무를 중심으로 도입되어 제조업, Front Office 업무영역으로 적용범위가 확대되어 가고 있다.
Gartner 보고서에 따르면, 2018년 Global RPA 지출액은 2017년 대비 57% 증가한 6억 8,000만 달러에 이르며, 이와 같은 추세가 이어질 경우 2022년 RPA 소프트웨어 지출액은 총 24억 달러에 이를 것으로 예상하고 있으며, 2022년 말에는 대기업군의 85%가 어떤 형태로든 RPA 소프트웨어를 도입할 것으로 전망하고 있다.
또한 IBM은 기업의 전체 업무 영역 중 데이터 수집 및 프로세싱 영역, 전문지식 및 인력과 상호작용 영역 등 약 63%의 기업업무를 잠재적인 RPA 영역으로 산정하고 있다.
이러한 추세로 볼 때 기업의 RPA 도입은 1990년대 사무자동화(OA) 및 ERP 도입과 비교될 만큼 모든 기업에서 필수적으로 도입하는 보편적인 솔루션이 될 것으로 예상된다.
이 글에서는 RPA를 도입한 많은 사례를 통해 도출된 성공 및 실패요인과 RPA 구축 방법론, RPA 적용기술 및 적용 업무 등을 정리하여 RPA 도입을 검토하는 기업에게 벤치마크를 제공하고자 한다.
RPA 도입 – 성공과 실패를 가르는 기준
Gartner, Genpact 등 주요 리서치 조직 및 전문가 조직에서 공통적으로 강조하고 있는 RPA 도입의 성공요소는 “RPA 적용 대상 및 적용 로드맵을 명확히 할 것”, “IT와 비즈니스 협업 팀을 구성할 것”, “단기간에 도입 성과를 실현할 수 있도록 할 것” 등이다.
다른 관점에서 RPA 도입의 실패원인을 보면 경영진의 망설임, 부족한 훈련·교육, 잘못된 사례로 접근, IT 및 보안 부서 배제, 애플리케이션 개발 팀 배제 등이 주요 원인이다.
이를 종합해 보면 최적의 사례를 선정하여 PoC를 통해 경영진의 후원을 얻은 후, 업무 부서와 IT 부서의 협업 TF를 구성하여 긴밀한 협조 하에 단계적으로 확장해 나가는 방식이 가장 성공확률을 높일 수 있는 방안일 것으로 생각한다.
RPA 구축 절차 – 애자일 방식
RPA 구축방법론은 컨설팅펌 및 솔루션 벤더별로 조금씩 차이는 있으나, 기본적인 과정과 단계는 크게 다르지 않다.
기존의 SI 시스템 구축 방식과의 차이점만 인식하고 있다면, 어떤 방법론을 적용하더라도 무관할 것으로 생각한다.
IBM의 RPA 구축 방법론을 예로 들면 다음과 같다.
· 1단계: RPA 후보 프로세스 중 업무 중요도, 기대효과, 시스템 현황, 발생 건수 등을 기준으로 RPA 대상 프로세스를 선별하는 이른바 오토메이션 파이프라인(Automation Pipeline)을 생성하는 단계
· 2단계: 효과성과 용이성 관점에서 우선순위를 정하는 타당성 분석 단계
· 3단계: 개발 복잡도와 표준화 복잡도 등 평가
· 4단계: 절감할 수 있는 업무 시간을 수치로 산출해 이를 다시 연 단위까지 비용, 효과로 분석
· 5, 6단계: 소프트웨어를 설치해 자동화를 설계하고, 실제 구현한 후 테스트 실행
한 가지 중요한 것은 RPA 구축은 기존 IT 시스템 대비 구축 속도가 빠르고, 업무 방식의 변화로 기존 인력 및 조직에 미치는 영향이 크기 때문에 Big-Bang 방식으로 전사 업무를 일괄적으로 구축하는 것이 아니라 우선 적용대상 업무에 도입하여 효과성과 안정성을 입증한 후 적용 업무를 반복적으로 확장해 나가는 방식, 즉 애자일 방식이 필요하다는 것이다.
그림 5가 이러한 구축방식을 잘 보여준다.
RPA ROI - 어떤 업무에 RPA를 적용할 것인가
당연한 말이지만, 총 비용 대비 ROI가 큰 업무에 우선 적용한다.
RPA 구축에 소요되는 비용은 크게 “RPA 툴 라이선스 비용”, “Configuration & 구축 비용”, “유지보수 비용”, “서버·데스크톱 등 인프라 비용”으로 구성되며, 로봇당 비용 대비 효과는 업무의 복잡도에 따라 달라진다.
그림 6을 보면, 업무 복잡도가 낮을수록 구축비용 대비 비용절감 효과가 크고, 반대로 업무 복잡도가 높을수록 구축비용 대비 비용절감 효과가 낮은 것을 볼 수 있다.
하지만 지나치게 단순한 업무에만 RPA를 도입하게 되면, RPA에 대한 경영진 및 사용자의 관심과 참여를 지속적으로 유지하지 못하는 경우가 발생할 수 있어 전체 구축대상에 대한 로드맵에 따라 구현 용이성과 업무 중요성의 적절한 균형점을 찾는 것이 중요하다.
RPA Technology – 기술 및 업무영역 변화 방향
RPA 서비스는 기술 수준별로 Basic Automation, Intelligent Automation, Cognitive Automation으로 구분된다.
· Basic Automation: 반복적인 거래나 업무를 규칙 기반으로 프로그래밍하여 자동화
· Intelligent Automation: 축적된 데이터와 머신러닝 기술을 활용하여 RPA 솔루션의 정확도 및 기능 향상, 비정형화 된 데이터 핸들링 가능
· Cognitive Automation: 빅데이터 분석과 예측분석을 활용하여 복잡한 의사결정 처리
현재까지 대부분 기업의 RPA 구축은 Basic Auto-mation과 Intelligent Automation의 중간단계 수준 기술을 적용하여 구축하고 있으나, 기업의 수요가 고급 기술로 확장되어감에 따라 Cognitive Auto-mation 기술 적용이 확대되어 가고 있다.
RPA Governance – 구축한 RPA를 어떻게 운영하고 유지할 것인가
‘기-승-전-거버넌스’는 모든 IT 시스템에 적용되는 말이지만 RPA 구축 후 운영 및 유지를 위해서 자동화 업무와 관련된 역할과 책임을 정의하는 거버넌스 구조가 필요하다.
거버넌스에 포함되여 정의되고 관리돼야 하는 요소는 다음과 같다.
· RPA 비전 및 로드맵
· 프로세스 오너십
· 전사적 변화관리 방안
· 운영 리스크 및 데이터 보안 관리 방안
· RPA 배포 프레임워크