임원 대시보드 - 경영의 나침반2
전편에서는 임원 대시보드의 중요성과 최신 트렌드에 대해 설명하였다. 임원의 의사결정이 기업 경영에 미치는 영향을 생각하면 그 근간이 되는 임원 대시보드의 필요성은 두말할 필요 없이 매우 중요하다. 이번 편에서는 임원 대시보드를 효과적으로 구축하는 방법과 세부 템플릿을 공유하고자 한다.
임원 대시보드 구축 방법
필자는 일반적으로 다음의 4단계를 통해 고객 맞춤형 임원 대시보드를 설계하고 구축한다. 이 방법은 국내 업종별 선도 기업의 임원 대시보드를 기획하고 구축한 경험에 근간하고 있다.
1단계: 타사 구축 사례 및 활용도 분석
태양 아래 새로운 것은 없다.
임원 대시보드는 많은 기업에서 다양한 방법으로 시도하며 성공과 실패를 거듭하고 있다. 이런 상황에서 다른 기업이 겪었던 시행착오를 다시 경험하는 것은 비효율적이다. 임원 대시보드를 만들기 전에 타사의 성공과 실패 사례를 철저히 분석하는 것이 중요하다. 또한 이 과정에서 생각지 못한 아이디어를 얻을 수 있다.
임원들은 선도 기업에 대한 궁금증이 기본이다.
임원에게 대시보드의 방향성과 화면 스토리 등을 보고할 때 질문 받는 1순위는 ‘타사는 어떻게 하고 있는가?’이다. 임원 입장에서도 대시보드 프로젝트가 처음이기 때문에 어떤 대시보드가 자신의 업무에 적합한지 판단하기 어렵다. 따라서 선도 기업에서 어떤 식으로 대시보드를 제공하고 이를 활용하는지를 파악하는 것이 본인의 의사결정 시간을 절약해 준다.
고객사에 대한 보안 유지는 기본이다.
타사의 사례는 실제 수행 경험이 있는 컨설팅사와 개발사를 통해 간접적으로 입수 가능할 것이다. 너무 상세한 자료를 요구하는 것은 해당 기업 정보에 대한 침해가 될 수 있다. 세부 데이터 관점보다는 주로 보는 리포트 속성, 그 정보를 도출하게 된 배경, 임원 정보의 활용 범위 및 불편사항 중심으로 파악하는 것이 적합하다.
프로크루스테스의 침대가 되어서는 안 된다.
프로크루스테스의 침대는 그리스 신화의 프로크루스테스 이야기에서 유래된 말로, 자기 생각에 맞추어 남의 생각을 뜯어고치려는 행위를 말한다. 임원 대시보드를 구축할 때 컨설팅사에서는 타사가 이렇게 했으니 고객사도 이렇게 해야 한다는 식으로 제안하는 경우가 다반사다. 타사의 임원 대시보드 구축 사례가 프로크루스테스의 침대가 되는 것이다. 이를 방지하기 위해서는 현재 임원 보고 구조에 대한 이해, 임원 니즈 파악 및 이에 근간한 개선 방향성이 명확히 도출되어야 한다.
2단계: 현재 임원 보고서 체계 분석
임원 보고 체계가 잘 작동되지 않는 이유를 분석한다.
대부분 대기업에서는 임원용 대시보드가 시스템 형태로 존재하고 있다. 이런 상황에서 대시보드를 신규 도입하거나 개선할 때는 분명 이유가 있을 것이다. 현재 정보 체계에 대해 임원 또는 추진 조직이 느끼는 불만을 이해하는 것이 중요하다.
어떤 경우에는 이미 좋은 시스템을 가지고 있으나 임원이 사용하지 않는 경우가 많다. 그렇다면 왜 사용하지 않는지를 파악할 필요가 있다. 대시보드로 제공되는 정보는 매우 적합하고 충분하지만 갱신 주기가 너무 느려 임원이 이미 그 정보를 다 알고 있는 경우도 있다. 이런 경우 새로운 리포트 화면 구성보다는 갱신 주기를 어떻게 빠르게 할 것인지가 핵심이 될 수 있다.
임원 보고 방식 및 정보 속성에 대한 철저한 이해가 필요하다.
새로운 화면 설계에 앞서 기존 임원 대시보드 보고 방식에 대한 점검이 필요하다. 경험적으로 PC 기반으로 제공되는 방식은 거의 활용도가 없다. 그 이유는 임원들의 일상은 대부분이 현장 순회와 미팅의 연속이므로 PC 기반으로 제공되는 정보는 아무리 내용이 좋아도 활용도가 낮기 마련이다.
또한 임원들이 보고 있는 정보의 속성을 분석해볼 필요가 있다. 정보는 속성에 따라 원인 지표와 결과 지표로 나뉠 수 있다. 결과 지표는 매출, 원가, 비용 등으로 판매, 생산, 구매 등의 결과 값이다. 임원이 해야 할 일은 결과 지표를 개선하는 일이므로 대시보드는 결과 값이 나오는 원인 지표를 체계적으로 제공하는 역할을 해야 될 것이다. 따라서 기존 임원 보고서를 지점, 상품, 고객 및 마케팅 등 각 관점별로 분류하고 이를 다시 원인 지표와 결과 지표로 분류하여 임원 의사결정에 적합한 정보가 제공되는지 파악해야 한다.
임원 인터뷰를 통해 임원의 니즈를 파악한다.
임원의 시간당 가치는 매우 중요하므로 임원의 니즈 파악을 위한 인터뷰를 위해서는 실무 담당자가 사전적으로 철저한 준비가 필요하다. 최소한 유사 업종 타사 사례 분석과 시사점 도출, 내부 임원 정보 시스템 구조와 개선 방향성에 대해 학습하여 인터뷰를 진행할 것을 권고한다.
3단계: 연관 시스템 및 제공 가능한 데이터 분석
제공 가능한 데이터를 내부와 외부 원천으로 구분한다.
임원 의사결정에 필요한 자료는 내부 시스템에서 입수 및 가공 가능한 부분이 있고, 외부에서 획득해야 하는 경우가 있다. 특히 임원이 원하는 외부 데이터의 경우는 경쟁사의 내부 자료이지만 이는 실질적으로 획득하기 어렵다. 이 경우 대체 정보를 정의해야 한다. 예를 들어 언론 자료, 경쟁사 주가, 웹사이트 정보, 매출 정보 등이다.
내부 시스템에서 정보 획득이 가능한지 분석한다.
임원 의사결정에 필요한 내부 정보는 대부분 내부 시스템에 존재하며 가용한 상태로 되어 있다. 그러나 해당 정보가 ERP, CRM, 생산정보시스템, SCM 등 여러 시스템에 산재되어 있어 임원이 각 시스템에서 데이터를 분석해서 의사결정 하는 것은 가능하지도 효과적이지도 않다.
임원 정보를 구성하기 위한 데이터 가공 방식을 정의한다.
매출, 원가, 비용 등의 결과 지표는 대부분 회사 내 프로세스에 의해 쉽게 획득 가능하지만 해당 결과가 나오게끔 하는 원인 지표는 제대로 관리되고 있지 않거나, 결과와 원인의 관계를 명확히 하기 어려운 부분이 있다. 그러나 이러한 결과-원인 관계 분석에 의해 도출된 임원 대시보드를 통해 의사결정을 해야 임원의 의도에 부합되는 결과를 얻을 수 있다.
그림 1은 매출 등의 성과 지표와 연계된 중간 지표 및 이를 지원하는 프로세스와 연계하여 분석하는 예시이다. 즉 매출과 비용이라는 결과 지표를 정의하고 이를 발생시키는 중간 지표와 연계된 활동을 단계별로 분석하는 과정이 필요하다.
4단계: 임원 대시 보드 Pool 제공을 통한 맞춤형 정보 시스템 구축
임원 대시보드 구축 방향성을 구체화한다.
타사 사례 분석을 통해 성공과 실패 요인을 분석하고, 내부 정보 니즈를 파악하고, 시스템 내에서 해당 정보의 가용성을 파악했다면 임원 대시보드 구축의 지향점을 수립해야 한다. 대시보드가 달성해야 하는 목표를 명확히 하는 것은 향후 구축의 중심을 잡는 매우 중요한 단계이다.
그림 2는 국내 리테일사의 전략적 방향성 예시이다. 이와 같은 전략적 방향을 갖고 모바일 중심으로 대시보드를 제공할 경우 모바일에 적합한 UI/UX를 갖춰야 하며 요약 정보 중심으로 제공되어야 할 것이다. 또한 지점별 정보 비교를 통해 개선점을 찾을 경우 당연히 조직 간 실적 정보에 대한 공유가 전제되어야 할 것이다.
임원 대시보드 대상 리포트 Pool을 구성한다.
임원 대시보드에 올라갈 리포트의 양은 약 15~20개 이내로 권고한다. 초기에 너무 많은 리포트를 생성할 경우 활용도가 낮은 것이 일반적이다. 또한 고정된 리포트가 아닌 마케팅, 영업, 생산 임원별로 리포트 풀을 만들어서 해당 임원의 니즈 및 정보 분석 관점에 따라 선택할 수 있도록 하는 것이 활용도를 높이는 방법이다.
각 리포트별 시각화 방안을 구성한다.
대시보드 대상 리포트가 정의된 후 해당 정보를 어떻게 시각화하여 보여줄 것인지를 고민하는 단계이다. 임원들은 대부분 현장에서 모바일로 정보를 파악하므로 숫자 중심의 테이블 정보는 즉각적으로 현안을 파악하여 인사이트를 얻기에는 제한적이다. 따라서 데이터별 속성에 적합한 시각화 방안을 구성하는 것이 중요하다. 임원 대시보드에서 나오는 데이터는 다섯 가지 유형으로 분류될 수 있으며 각 지표 특성에 따라 적합한 시각화 방안을 선택해야 한다(그림 3).
임원 관점별 데이터 분석 시나리오를 구성한다.
시각화까지 마친 리포트는 임원의 의사결정 흐름에 따라 제공되어야 한다. 결과 지표를 먼저 파악한 후 원인 지표를 상세 분석하는 것이 일반적이다. 특히 모바일로 제공되는 대시보드의 경우 한꺼번에 여러 화면을 동시에 볼 수 없으므로 데이터 제공 순서가 매우 중요하다. 이러한 데이터 제공 순서는 전체 데이터 풀에서 임원이 본인 의사결정 흐름에 맞추어 리포트와 순서를 선택하여 볼 수 있게 맞춤형으로 제공하는 것이 적합하다.
정보를 이용할 수 있는 임원 역량이 전제되어야대시보드에서 산출되는 데이터를 사용할 수 있는 내부 역량이 필요하다.
임원 대시보드를 통해 기존에는 볼 수 없거나 분석이 어려웠던 자료가 생성된다. 그러나 이러한 정보가 단지 지면상으로만 존재한다면 아무런 의미가 없을 것이다. 예를 들어 IoT 센서를 통해 매장에 들어오는 시간대별 고객 숫자, 성별 정보가 전달되더라도 매장 리더가 이를 마케팅과 캠페인으로 연결할 역량이 없다면 아무런 의미 없는 리포트만 남발하는 꼴이 될 것이다. 생성된 정보를 활용할 수 있는 역량이 전제되어야 한다.
임원 주도의 대시보드 사용 문화가 전제되어야 한다.
임원 대시보드는 3∼6개월 정도 많은 구성원의 노력으로 구축된다. 이렇게 많은 자원이 투입된 대시보드가 잘 사용되기 위해서는 임원이 대시보드를 통해 정보를 파악하고 조치를 취하는 업무방식이 핵심 전제 사항이다. 이미 대시보드를 통해 제공되는 정보를 임원이 팀원들에게 별도로 요구하거나 충분한 합의를 통해 도출된 정보를 부정하는 경우가 일부 발생하기도 한다. 이런 경우 대시보드가 내부 의사결정의 중요한 기준으로 작동하기 어려운 부분이 존재한다.
글/ 정성철 대표
㈜DEX 컨설팅